Advanced Ugent Care (AUC) ofrece tratamiento médico de enfermedades y lesiones para los empleadores del área que tengan con una cita previa. Con una gran tradición en el área metropolitana de Phoenix, sus cinco oficinas están convenientemente bicadas en todo el valle. Cada oficina da la bienvenida a personas de todas las edades que no pueden ser vistos por sus médicos de atención primaria, y que no requieren servicios hospitalarios de urgencia. Con gran experiencia los médicos Advanced Urgent Care están dispuestos a servir a cualquier persona que experimenta problemas urgentes, y que no representa peligro para sus vidas.
Los pacientes acuden a ellos por la comodidad y calidad de la atención. Detrás de estas escenas, hay muchos factores que deben contribuir a una general “buena experiencia de los pacientes”. Uno de estos factores es el mantenimiento adecuado de los registros médicos del paciente.
El Desafío
Advanced Urgent Care tiene la obligación de conservar todos los registros médicos de los pacientes adultos durante 10 años. Los registros pediátricos deben ser retenidos hasta que el paciente cumpla los 18 años, más otros 3 años. Antes de las regulaciones emitidas para mantener registros de los pacientes en formato electrónico, todos los archivos fueron generados en papel. Como se puede imaginar, esto significa miles de documentos a través de cinco oficinas de AUC. Para recuperar un documento que podría significar que viajan a diferentes lugares, y tal vez difíciles de localizar sólo el registro correcto, esto si hubiera sucedido al haber sido mal archivado, lo que resulta en un costo adicional de tiempo y molestia para AUC y sus pacientes.
Inicialmente, AUC decidió contratar a una empresa externa para convertir algunos de sus archivos almacenados en un formato electrónico, sin embargo, esta situación represento un riesgo ya que los documentos no podían estar fuera de las oficinas de AUC., Renee Biskupski , Vicepresidente de Operaciones de AUC decidió tomar el asunto con sus propias manos.
Renee dijo, “Nosotros paralizamos el servicio externo y empezamos el almacenamiento. Sin embargo después de un tiempo, nuestro almacenamiento se estaba llenando, así que decidimos que necesitamos una solución de conversión y recuperación con nuestro propio controle para asegurar que nada se perdió o se pierde.”
La Solución
Renee se enteró de la Suite Archive Studio de DocuLex a través de un distribuidor local. Ella estaba buscando una solución completa para el almacenamiento de archivos electrónicos y una con una recuperación efectiva de los registros de pacientes de AUC, y decidió que Archive Studio Enterprise para usuarios ilimitados se ajusta a sus necesidades de Administración de Documentos. Renee emplea a una persona para escanear los archivos antiguos pacientes, y utiliza la suite Archivo Studio de DocuLex para automatizar la captura, almacenamiento, administración, y recuperación de los documentos escaneados.
Desde una ubicación centralizada, el operador del escáner utiliza Goby Capture de Archivo Studio para generar cover sheet( hoja de portada) para cada ficha del paciente que se va a escanear en el escáner Panasonic. Goby Capture toma automáticamente la imagen del archivo escaneado, realiza el OCR, genera los índices a los documentos con las especificaciones de AUC en un servidor como un archivo PDF searchable(que se puede buscar), con base en una estructura de archivos predeterminado con el apoyo del personal de ocuLex para las oficinas de AUC. Esta cover sheet (hoja de portada) incluye seleccionables índices comunes con los valores de acuerdo a las especificaciones de seleccionables de datos personalizados meta índice de cuerdo con las especificaciones de Renee, tales como Nombre, Fecha de nacimiento y Número de Seguro Social.
Después de que el proceso de escaneo, AUC emplea otro componente de Archivo Studio llamado WebSearch.
WebSearch es una herramienta segura basada en un navegador y diseñada para búsqueda y recuperación de los documentos de acuerdo a las descripciones específicas del documento o una combinación de palabras clave, y está basado en el permiso en toda la organización para permitir el acceso a estos registros digitalizados de los pacientes y para los empleados de las cinco oficinas de AUC.
AUC utiliza la herramienta de WebSearch para atender las solicitudes de registro de pacientes en forma automática.
Los Resultados
“He tenido la solución DocuLex durante varios años”, dijo Renee.”Con sus muchas características y controles, nos ha permitido establecer la Política de Retención de registros HIPAA, siendo esto una gran necesidad. Entre las cinco localidades, estimo que hemos escaneado con éxito más de 800 cajas de archivos de historias clínicas a partir de 2005 y 2006. Esto nos ha permitido liberar una gran cantidad de espacio y nos permitió ahorrar dinero en los últimos años. Lo más importante es que la suite Archive Studio de DocuLex ha hecho nuestra organización increíblemente eficiente! Ya no estamos pagando un montón por el almacenamiento físico de los archivos, y el componente de recuperación de WebSearch es IMPRESIONANTE! Puedo buscar los registros de muchas diferentes maneras, y nunca había podido localizar un documento que ha sido preparado con este sistema tan fácilmente. Foto de una instalación de almacenamiento de documentos en el verano de Arizona. ¿Te imaginas el trabajo de tratar de localizar un archivo de?? Esto ha sido totalmente eliminado. Ahora, las solicitudes de registro de pacientes en general, se cumplen el mismo día de un escritorio con aire acondicionado en cualquiera de nuestras cinco oficinas con la solución DocuLex”.
“Después de trabajar con una estrecha colaboración con personal de soporte de DocuLex, he decidido que hay otros aspectos de la Suite Archivo Studio que me gustaría aprovechar para
nuestra estructura corporativa, no sólo los registros médicos. Archivo Studio tiene un componente de Workflow que me gustaría emplear para racionalizar nuestros procesos internos del negocio, incluyendo la colaboración, control de contenido, y la automatización de cumplimiento. La buena noticia es de que el soporte de DocuLex estará allí siempre para trabajar junto a mí para personalizar mi solicitud y me proporcione la educación permanente de las capacidades del producto a través de los webinar y los programas de entrenamiento, Y ya tengo el producto! “
Acerca de DocuLex
Constituida desde 1996, con su sede Winter Haven, Florida, DocuLex desarrolla software de gestión de contenido no-propietarios. A través de un canal de revendedores en todo el mundo, la empresa ofrece software de captura de documentos y procesamiento de imágenes, junto con el documento basado en navegador y los programas de gestión de contenido para la colaboración, archivo de correo electrónico y el cumplimiento, la gestión del conocimiento, Workflow personalizado y la retención de registros, se ofrece como Archivo Studio. Archive Studio es fácil de usar, es un software de gestión de de documentos electrónicos para cualquier ambiente de negocios que buscan seguridad inmediata de acceso a documentos. Vea www.doculex.com para cualquier información del de información del programa, el acceso a su distribuidor local y demostraciones.
Measuring Growth Opportunity in Latin American Market
Advanced Urgent Care (AUC) offers medical treatment of illnesses and injuries on a walk-in basis along with occupational medicine for area employers. With a long tradition in the Phoenix metropolitan area, its five offices are conveniently located throughout the valley. Each office welcomes individuals of all ages who can’t be seen by their primary care physicians, yet don’t feel they require hospital emergency services. Advanced Urgent Care’s experienced and established medical providers stand ready to serve anyone experiencing urgent, but not life-threatening problems.
Advanced Urgent Care’s patients come to them for the convenience and stay for the quality. Behind the scenes, there are many factors required to contribute to an overall “good patient experience”. One of these factors is the proper maintenance of a patient’s medical records.
The Challenge
Advanced Urgent Care is required to retain all adult patient records for 10 years. Pediatric records must be retained until the patient turns 18, plus another 3 years. Before regulations were issued to maintain patient records in an electronic format, all files were generated the old-fashioned way – on paper. As one can imagine, this meant thousands of documents across five AUC offices. To retrieve a document could mean traveling to different sites, and perhaps having a difficult time locating just the right record if it happened to have been misfiled, resulting in extra cost, time and hassle for AUC and its patients.
Initially, AUC decided to hire an outside company to convert some of its stored files to an electronic format, however, when a situation arose where a document could still not be located based on an oversight from the outside provider in the conversion process, Renee Biskupski, Vice President of Operations for AUC decided to take matters into her own hands.
Said Renee, “We stopped outsourcing and started storing. After a time, however, our storage was filling up, so we decided that we need a conversion and retrieval solution with our own controls to ensure nothing gets missed or lost.”
The Solution
Renee learned of the DocuLex Archive Studio Software Suite through a local office products dealer. She was looking for a complete solution to electronically archive and effectively retrieve AUC’s patient records, and decided that Archive Studio Enterprise for unlimited users was a great fit for her document management needs. Renee employs an individual to scan older patient files, and uses the DocuLex Archive Studio Software Suite to automate the capture, management, archival and retrieval of the scanned documents.
From a centralized location, the scanner operator uses the Goby capture component of Archive Studio to generate a cover sheet for each patient file to be scanned on AUC’s Panasonic scanner. The Goby software automatically takes the scanned image file, OCRs it, indexes the documents per AUCs specifications and files these documents on a server as a fully searchable PDF, based on a predetermined file structure customized by DocuLex support staff for AUC. This cover sheet includes selectable custom index meta data per Renee’s specifications, such as name, birth date and social security number.
After the scan process, AUC employs another component of Archive Studio called WebSearch. WebSearch is a secure, browser-based retrieval tool designed to search document-specific descriptions or a combination of keywords, and is permission-based across the organization to allow access to these scanned patient records for employees in all five AUC locations. AUC uses the Web-Search tool to fulfill patient record requests automatically.
The Results
“I have had the DocuLex solution in place for a number of years now,” stated Renee. “With its many feautures and controls, it has enabled us to establish a HIPAA compliant records retention policy, which is a must. Between all five locations, I estimate we have successfully scanned over 800 file boxes of patient records from 2005 and 2006. This has freed up a huge amount of space and saved us money over the years. Most importantly, the DocuLex Archive Studio software has made our organization incredibly efficient! We aren’t paying for a lot of file storage, and the WebSearch retrieval component is AWESOME! I can search for records in many different ways, and I have never been unable to locate a document easily that has been scanned with this system. Picture a document storage facility in summertime Arizona… Can you imagine trying to locate a paper patient file in that?? This has been totally eliminated. Now, generally patient record requests are fulfilled the same day from an air conditioned desk at any of our five locations with the DocuLex solution.”
“After working closely with DocuLex support staff, I have decided there are other aspects of the Archive Studio Software Suite that I would like to leverage for our corporate structure, not just the clinic medical records. Archive Studio has a workflow component that I would like to employ to streamline our internal business processes, including collaboration, content control and compliance automation. The great news is that DocuLex support will be there to work alongside me to customize my application and provide me ongoing education on the product capabilities through its webinar and training programs, AND I already own the product!”
About Doculex
Incorporated in 1996, Winter Haven, Florida-based DocuLex creates non-proprietary content management software. Through an extensive worldwide reseller channel, the company offers network-enabled document capture and image processing software, along with browser-based document and content management programs for collaboration, email archiving and compliance, knowledge management, customized workflow and records retention, offered as Archive Studio. Archive Studio is easy to use, productive electronic document management software for any business environment seeking secure Instant Document Access. See www.doculex.com for program information, access to your local dealer and demonstrations.
